Controlling

Definition

Controlling, oft auch als Management accounting“ oder „Managerial accounting“ bezeichnet, befasst sich mit

  • der Konzeption von qualitativen und quantitativen Steuerungsinstrumenten und Kennzahlensystemen,
  • dem Aufbau, der Koordination und dem Betrieb der Informationsflüsse,
  • der Aufbereitung, der Analyse, der Interpretation sowie der Moderation der Ergebnisse
  • der Unterstützung der Entscheidungsprozesse des Managements.

Es dient der Koordination, Überwachung und Optimierung aller ablaufenden Prozesse innerhalb eines Unternehmens und leistet somit einen erheblichen Beitrag zur Sicherung des Unternehmenserfolgs - wenn alle Controlling-Komponenten richtig aufgestellt sind, und alle Controlling-Aktivitäten wie

  • planen
  • beschaffen / bereitstellen von entscheidungsrelevanten Informationen
  • analysieren
  • kontrollieren
  • berichten / informieren
  • beraten

effektiv erfolgen.

Das SAP ERP unterstützt das Controlling mit den Komponenten

  • Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
  • Produktkostencontrolling (CO-PC)
  • Ergebniscontrolling(CO-PA)
  • Profit-Center-Rechnung (EC-PCA, New GL)
  • Prozesskosten-Controlling (CO-ABC)
  • Projektcontrolling (PS)

Diese Komponenten sind mit allen übrigen Komponenten (MM, SD, FI, PP ...) integriert, d.h. für Buchungen in den jeweiligen Modulen können automatisch Buchungen in das CO asulösen.

Gemeinkostencontrolling (CO-OM)

Grundlage eines jeden Controllingsystems ist eine gut funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung (KLR).

Die Aufgabe des Gemeinkosten-Controllings ist die Planung, Verrechnung, Steuerung und Überwachung derjenigen Kosten, die nicht oder nur mit hohem Aufwand direkt einzelnen Produkten zugeordnet werden können. Diese Kosten werden als Gemeinkosten bezeichnet.

Die Gemeinkosten werden ihrer (Kosten-)Art entsprechend auf den Ort der Entstehung kontiert. Hierzu sind im SAP die notwendigen Organisationsstrukturen wie Ergebnisbereich oder Kostenrechnungskreis und die Kontierungselemente als Stammdaten wie Kostenstellen (welche die Struktur eines Unternehmens aus CO-Sicht abbilden), Innenaufträge, Kostenträger, Profit-Center, Ergebnisobjekte anzulegen.

Durch die Planung des Gemeinkostenbereichs lassen sich Zielgrössen, Standards festlegen, die eine Kontrolle der Kosten und eine Bewertung der innerbetrieblichen Leistungen für eine Weiterverrechnung ermöglichen.

Sämtliche Gemeinkosten werden den Objekten (Kostenstellen, Aufträgen etc.), auf denen sie angefallen sind, oder den Massnahmen/Prozessen, die zu ihrer Entstehung führten, zugeordnet. Zur Weiterverrechnung dieser Kosten auf die Produkte steht im SAP-System ein umfangreiches Instrumentarium (Leistungs-/Prozessverrechnungen, Verteilungen, Umlagen etc.) zur Verfügung. Mit seiner Hilfe können die Gemeinkosten verursachungsgerecht verrechnet werden.

Am Ende der Buchungsperiode, nachdem alle Verrechnungen erfolgt sind, werden die an den Beschäftigungsgrad angepassten Plankosten (=Sollkosten) den entsprechenden Istkosten gegenübergestellt. Die festgestellten Soll-Ist-Abweichungen können bezüglich ihrer Ursachen automatisch analysiert werden und sind dann Gegenstand weiterführender Steuerungsmassnahmen innerhalb des Controllings.

Die Daten und Analysen sind managementgerecht aufzubereiten, um so die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Hierzu steht zum einen ein umfangreiches, vordefiniertes Informationssystem zur Verfügung, dass um eigenerstellte Berichte ergänzt werden kann. Zum anderen können die Daten einfach über standardisierte Extraktoren in die BI-/BO-Welt übergeben und dort flexibel und optisch ansprechend aufbereitet und verteilt werden.

Produktkosten-Controlling (CO-PC)

Die Produktkostenrechnung, oft auch als Kostenträgerrechnung bezeichnet, ist ein Instrument zur umfassenden Analyse der Kosten, die bei der Fertigung eines Produkts oder der Bereitstellung einer Dienstleistung verursacht werden, sowie zur Bewertung der Ware in Arbeit. Mit Hilfe der Kostenträgerrechnung

  • kann die Höhe der auftragsneutralen Herstell- und Selbstkosten pro Erzeugniseinheit ermittelt werden
  • wird die Zusammensetzung der Kosten für jedes Produkt und die Wertschöpfung in jedem Fertigungsschritt ermittelt
  • können die Herstellkosten des Produkts durch Vergleichskalkulationen optimiert werden
  • können Basisinformationen für andere SAP-Anwendungen bereitgestellt werden, wie z.B. Preise für die Fortschreibung in den Materialstammsatz und in die Ergebnisrechnung
  • wird eine aufwandsgerechten Fakturierung unterstützt
  • können Preisuntergrenzen für den Vertrieb ermittelt werden

Die Analysen können nach Produkten oder nach Kunden durchgeführt werden. Sie können detailliert auftragsbezogen oder periodisch verfolgt werden.

Werden die Kosten zu einem einzelnen Fertigungs- bzw. Prozessauftrag (also auftragsbezogen) überwacht, werden die kostenrelevanten Vorgänge – Materialentnahmen, Zeitrückmeldungen, auftragsbezogene Rechnungseingänge sowie die Wareneingänge des Produktes – direkt zum einzelnen Auftrag erfasst, für den auch die Ware in Arbeit sowie nach Abschluss die Abweichungen auf Basis der Sollkosten ermittelt werden.

Werden die Kosten periodisch überwacht, sammelt ein Produktkostensammler die Kosten pro Produkt. Diese Methode wird in der Serienfertigung (Lager- und Prozessfertigung) verwendet, wo sich der Fertigungsprozess im Verlauf der Zeit nicht wesentlich ändert und aufgrund des grossen Mengenvolumens i. d. R. retrograde Rückmeldungen erfolgen.

Werden Analysen nach Kundenauftrag erstellt, liefert die Kostenträgerrechnung Informationen zu den erzielten Erlösen und den entstandenen Kosten. Um die angefallenen Erlöse und Kosten periodisch abzugrenzen und die Ware in Arbeit, die Kosten des Umsatzes und Rückstellungen zu ermitteln, steht mit der Ergebnisermittlung ein sehr variables und leistungsstarkes Instrument zur Verfügung, welches diverse Ergebnisermittlungsmethoden und (POC, ..) unterschiedliche Bilanzierungsverfahren unterstützt. Diese Art des Controllings wird in der Projektfertigung, der kundenauftragsbezogenen Fertigung bzw. Montage sowie der Dienstleistungsabwicklung eingesetzt.

Das Produkt-Controlling setzt sich aus verschiedenen Teilmodulen zusammen:

Die Produktkostenplanung (CO-PC-PCP) wird verwendet zur auftragsneutrale Kostenplanung und Preisbildung für Materialien und Objekte der Kostenrechnung (Plankalkulation)

Die Produktkostenplanung wiederum umfasst folgende Komponenten:

  • Kalkulation von Materialien mit Zugriff auf ein PP-Mengengerüst
  • Kalkulation von Materialien ohne Zugriff auf ein PP-Mengengerüst
  • Preisfortschreibung - Übernahme der Ergebnisse der Kalkulation in den Materialstamm
  • Muster- und Simulationskalkulation, d.h. auftrags- und kundenneutrale Kalkulationen

Die Kostenträgerrechnung (CO-PC-OBJ) sammelt die Ist-Kosten, die zur Erstellung von betrieblichen Leistungen wie z.B. eigengefertigte Materialien, verwendet werden. Ziele:

  • Make-or-buy-Entscheidungen unterstützen
  • Preisuntergrenzen von Gütern bestimmen
  • Soll-/Ist-Analysen durchführen
  • Bestandswerte ermitteln

Die Kostenträgerrechnung ist in folgende Anwendungskomponenten untergliedert:

  • Periodisches Produkt-Controlling
  • Auftragsbezogenes Produkt-Controlling
  • Kundenauftrags-Controlling
  • Controlling für immaterielle Güter und Dienstleistung

Die Anwendungskomponente Istkalkulation / Material-Ledger (CO-PC-ACT) erfüllt grundsätzlich zwei unterschiedliche Zielsetzungen: das Führen paralleler Währungen/Bewertungen und die Istkostenrechnung.

Das Material-Ledgers kann z.B. für die Abbildung von Transferpreisen genutzt werden, um Werteflüsse zwischen internen Organisationseinheiten in verschiedenen Bewertungssichten darzustellen (legale-, Konzern- und Profit-Center-Bewertung).

Die Istkalkulation ermittelt weiterhin einen periodischen Istpreis (periodischer Verrechnungspreis) pro Material, in den sämtliche Istkosten der jeweiligen Periode einfliessen. Dieser kann verwendet werden, um die Materialbestände der abzuschliessenden Periode entsprechend umzubewerten. Darüber hinaus können diese periodischen Verrechnungspreise als Standardpreise für die künftige Periode verwenden werden.

Die Komponente CO-PC-IS Informationssystem Produktkosten-Controlling stellt leistungsfähige Berichte für alle oben genannten Funktionen zur Verfügung.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA)

  Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung dient der Beurteilung von Marktsegmenten, z.B. gegliedert nach Produkten, Kunden, Aufträgen und beliebigen Verdichtungen dieser Begriffe oder Unternehmenseinheiten im Hinblick auf ihren Ergebnisbeitrag bzw. Deckungsbeitrag.

Ziel des Systems ist es, aus der Sicht des Markts die Bereiche Vertrieb, Marketing, Produkt-Management und Unternehmensplanung mit Informationen für das Controlling und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

SAP unterstützt zwei Formen der Ergebnisrechnung: die kalkulatorische und die buchhalterische Ergebnisrechnung.

  • die kalkulatorische Ergebnisrechnung ist eine Ergebnisrechnung mit Gliederung der Kosten und Erlöse nach frei definierbaren Wertfeldern und kalkulatorischen Wertansätzen. Hier ist jederzeit ein kurzfristiger und vollständiger Ergebnisausweis garantiert.
  • die buchhalterische Ergebnisrechnung ist eine Ergebnisrechnung in Kontenform mit buchhalterischem Wertansatz. Hauptmerkmal ist hierbei die Verwendung von Kosten- und Erlösarten. Hier ist ein permanent mit der Finanzbuchhaltung abgestimmter Ergebnisausweis möglich.

Die zwei Formen der Ergebnisrechnung können parallel eingesetzt werden.

Die Ergebnisdarstellung erfolgt nach dem Umsatzkostenverfahren und entspricht einer Deckungsbeitragsrechnung.

Im CO-PA werden die Stammdaten bzw. Grundstrukturen der Ergebnisrechnung frei definiert. Dabei werden die Auswertungsbegriffe (Merkmale) und die Auswertungsgrössen (Wertfelder) für die Ergebnisanalyse festgelegt. Beim buchhalterischen Verfahren erfolgt die Auswertung in Kontengliederung.

Aus den erfassten oder aus Primärvorgängen übernommenen Merkmalen (z.B. Kunden, Artikel, Kundenhierarchie) oder CO-PA-eigenen Ableitungsregeln können weitere Merkmale für die Ergebnisrechnung abgeleitet werden. Aus der Kombination der Merkmalswerte werden vieldimensionale Ergebnisobjekte gebildet, auf denen durch Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen ein Ergebnis ausgewiesen wird.

Die Istdaten (Erlöse, Kosten) werden in der Regel aus vorgelagerten Anwendungen übernommen. So können sowohl Kundenaufträge als auch Fakturen aus dem System SD in das CO-PA online übernommen werden. Eine Übernahme der Kosten aus Kostenstellen, Geschäftsprozessen, Aufträgen, Projekten sowie Direktkontierungen aus dem FI oder Leistungsverrechnungen aus dem CO werden ebenso unterstützt.

In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung können durch die Bewertung von Kundenauftragseingängen oder Fakturen kalkulatorische Erlösschmälerungen oder Kosten (Plankalkulation) automatisch ermittelt werden.

Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)

Die Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) als ein weiteres Tool zur Ergebnisdarstellung unterstützt die Ermittlung eines internen Betriebsergebnisses für Profitcenter kontenorientiert nach dem Gesamtkostenverfahren oder dem Umsatzkostenverfahren.

Da auch der Ausweis des gebundenen Vermögens sowie das Führen von sog. statistische Kennzahlen (z.B. Mitarbeiter, qm) von auf Profitcentern möglich ist, lassen sich alle üblicherweise verwendeten Controlling-Kennzahlen wie z.B. Return on Investment, Cash flow, Return on Operating Asset, Working Capital, Operating Cash Flow, Umsatz pro Mitarbeiter usw. ermitteln.

Ein Profitcenter stellt eine managementorientierte, d.h. der internen Steuerung dienende Organisationseinheit dar. Die Einteilung des Unternehmens in Profitcenter bildet die Grundlage für das Controlling interner Verantwortungsbereiche und damit auch für die Delegation unternehmerischer Verantwortung auf dezentrale Einheiten (im Sinne von ”Unternehmen im Unternehmen“).

Die Profit-Center-Rechnung geht sogar noch einen Schritt weiter - hiermit kann der Beitrag einzelner Unternehmensbereiche (z.B. Fertigungsstufe, Vertrieb, Verwaltung) am Unternehmensgewinn durch die Verwendung von sog. Funktionsbereichen analysiert werden.

Wesentliches Merkmal eines Profitcenters ist die Ergebnisverantwortung für Kosten und Erlöse, wodurch sich sein Verantwortungsbereich von der einer Kostenstelle, als Ort der Entstehung von Kosten, abgrenzt.

Bei der Profit-Center-Rechnung handelt es sich um eine statistische Rechnung. Die Profitcenter sind in der Regel keine echten Kontierungsbegriffe Es werden lediglich die Buchungen der operativen Anwendungen aus Profit-Center-Sicht gespiegelt. Die Profit-Center-Rechnung kann sowohl in der Komponente EC-PCA als auch im ‚Neuen Hauptbuch‘ (für Neukunden) abgebildet werden.

Auch die Profit-Center-Rechnung ist in die klassischen Teilfunktionen wie Stammdatenpflege (incl. Profit-Center-Ableitung), Planung, Istverrechnungen/Periodenabschluss und Reporting aufgeteilt.

Projektsystem

Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen:

  • sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko
  • sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden
  • sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv
  • sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen
  • sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung

Groß angelegte Projekte, wie beispielsweise der Bau einer kompletten Anlage, aber auch kleinere Vorhaben, wie die Organisation einer Messe, erfordern eine genaue Planung der zahlreichen Detailaktivitäten. Der Projektverantwortliche muss die termin-, kosten- und leistungsgerechte Durchführung des Projekts sicherstellen und die notwendigen Ressourcen und Finanzmittel optimal bereitstellen.

Die Aufbauplanung legt die Strukturen für die Organisation und Steuerung des Projekts fest und gliedert das Projekt in einzelne, hierarchisch angeordnete Strukturelemente. Die Kriterien, nach denen die Gliederung erfolgt, können unterschiedlich sein und hängen von der Art und Komplexität des Projekts ab, z.B. von der Verantwortung und Struktur der beteiligten Abteilungen bzw. Personengruppen oder von fertigungs- und montagebedingten Zusammenhängen. Die Aufbauplanung wird im Projektsystem mit dem Projektstrukturplan (PSP) realisiert.

Die Ablaufplanung stellt die Elemente aus der Aufbauplanung in eine zeitliche Reihenfolge. Sie legt z.B. fest, welche Ereignisse im Projekt voneinander abhängig sind und welche Aktivitäten zusätzlich benötigt werden oder detailliert werden müssen. Die Ablaufplanung wird im Projektsystem mit dem Netzplan realisiert.

Das Projektsystem bietet alle Funktionen, um komplexe Projekte nicht nur aus der Kostensicht (dafür reicht der Innenauftrag), sondern auch aus logistischer Sicht zu planen, steuern und überwachen. Daher können hier Funktionen der Kapazitätsplanung, Mengenplanung und Terminierung genutzt werden. Damit bildet es sowohl die technische als auch die kaufmännische Sicht auf das Projekt ab.

CO im BW

Als Datawarehouse-Lösung ist das SAP BW dafür optimiert, Daten komprimiert und analysegerecht zu speichern und flexible, anwendergerechte Reporting-Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für die Daten des Controllings.

SAP hat für alle oben genannten CO-Komponenten den sog. Business Content entwickelt. Dabei handelt es sich um vordefinierte Schnittstellen, Datenobjekt, Datenwürfel und Reports, dies es erlauben, CO-Daten in kürzester Zeit in das BW zu laden und dort zu analysieren.

Nähere Information zum SAP-BW und BO finden Sie hier.